Por que e como controlar custos de atendimento?

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O controle de custos é um processo essencial para toda atividade econômica que procura gerar bons resultados. Costumamos ver empresas e governos que gastam demais e vão à falência e isso não é diferente no meio da saúde. Geralmente a controladoria de custos é uma atividade que tem como responsável administradores(as), contadores(as), engenheiros(as) etc, mas muitos profissionais não possuem esse conhecimento e acabam ignorando tal função, muito importante para a geração de resultados financeiros.

Devido à falta de conhecimento na área ou falta de tempo, muitos profissionais da área de saúde deixam de lado a controladoria de custos, o que prejudica muito o resultado deles. Muitos não sabem o que gastam em média todo mês para seguir trabalhando e apenas controlam a entrada de recursos (receita). Esse comportamento inconsciente nos faz achar que estamos acumulando mais patrimônio se ganhamos mais, entretanto, não é sempre o que acontece pois não contabilizamos também o que gastamos e todo o custo de oportunidade envolvido.

Além disso, na maioria dos casos, para profissionais de saúde, a questão fiscal afeta muito o lucro e precisamos avaliar o regime fiscal e personalidade jurídica adequada e mais barata. Isso, por outro lado, pode elevar muito os custos fixos e investimento inicial com cartórios, advogados e contadores além de necessitar de uma maior organização e prestação de contas.

Para complicar ainda mais, quando o profissional finalmente junta recursos suficientes para exercer o sonho de abrir o seu consultório próprio, a operação fica muito mais cara com pagamento de funcionários, altos encargos fixos e custos imprevisíveis. Ademais, surgem reformas, manutenção de aparelhos e outras demandas que tomam muito tempo e consequentemente horas de trabalho. Enfim, temos um profissional que gera menos resultado devido a custos descontrolados.

Mas, com todo esse cenário, como atingir o ponto de menor custo e gerar mais resultado financeiro na minha profissão?

Deixaremos aqui então algumas dicas de como gerir melhor os seus custos:

1 – Organização é a palavra-chave: tenha anotado todos os custos que teve para trabalhar no mês. Contabilize tudo, incluindo custo de locomoção de ida e volta para o trabalho e organize por grupos. Exemplo: custos com funcionários, transporte, EPIs, manutenção etc. Outro conselho é separar por grupos os custos similares. Assim, fica muito mais fácil mapear todos os custos e não perder algo de vista.

2- É muito importante diferenciar todos aqueles custos fixos, ou seja, que serão pagos independentemente da quantidade de trabalho, dos custos variáveis, que dependem do quanto se trabalha. Exemplo: funcionários, aluguel, IPTU, taxas de fiscalização, software atualizados etc., esses serão pagos até se não houver nenhum atendimento, dessa forma são fixos. Outros custos como materiais descartáveis de consulta, drogas necessárias para procedimentos, EPIs etc., são variáveis pois mudam de acordo com a quantidade de atendimentos feitos. Categorizar custos fixos é extremamente importante para entender quanto de liquidez você terá que ter para manter sua estrutura de trabalhos no futuro próximo. Além deles, com os custos variáveis você pode entender quanto “sobra” do seu atendimento que vai para seu lucro. Dessa forma, você pode calcular quantos pacientes precisa atender para ter uma operação rentável e onde precisa reduzir custos.

3- Ajuda muito aprender a usar a ferramenta Excel no seu computador. Fazer planilhas ajuda muito a mantê-lo organizado por mais tempo. Nelas você pode fazer gráficos e ver sua performance durante o ano para entender quais os melhores meses, destrinchar melhor os custos para reduzi-los e trabalhar mais rapidamente com os números. Existem diversos cursos online e vídeos auxiliando iniciantes no Excel, mas a melhor forma de aprender é efetivamente começando! Assista alguns vídeos sobre como fazer e ponha em prática no mesmo momento.

4- Contrate um profissional da área para te ajudar com contabilidade. Esse é um investimento importante principalmente pois precisamos pagar impostos e outros encargos e um(a) profissional de contabilidade pode te ajudar e aconselhar nesse processo, além de gerar todo seu imposto de renda e evitar problemas fiscais. Outro auxilio que esses profissionais fornecem é a consultoria com relação à qual regime optar na hora de pagar ao fisco.

5- Busque uma forma de reduzir seus custos e tornar sua operação mais rentável e adaptável ao seu modo de vida. Lembre-se que seus custos fixos permanecem mesmo que você tire férias e viaje a trabalho. Assim, opções de trabalho mais flexíveis são melhores para aqueles profissionais que desejam mais flexibilidade e qualidade de vida ou ainda não possuem recursos para arcar com uma operação fixa de atendimento. Outra situação não favorável ocorre quando você está tendo custos variáveis muito altos de até 50 a 60% do valor de atendimento. Nesse sentido, buscar um coworking de saúde pode ser uma alternativa mais rentável visto que são mais baratos e flexíveis com atendimento além de muitas vezes oferecerem recursos que facilitam seu dia-a-dia.

Portanto, é muito importante fazer o controle de custos para que você tenha uma rotina menos densa e gere mais resultados trabalhando de forma mais eficiente. Um profissional que tem o controle dos seus custos também gere muito bem sua operação e entende onde estão os maiores desperdícios, onde perdeu tempo desnecessário e onde pode ser mais eficiente, o que resulta em menos demandas de administração. Dessa forma, você tem mais tempo de sobra para se dedicar de fato à profissão, capacitando-se para atender melhor e satisfazendo ainda mais seu paciente.

Espero que as dicas tenham sido valiosas! Tenho certeza de que você ficará muito satisfeito em organizar mais os custos no seu dia-a-dia!

Letícia Teixeira – Responsável de conteúdo Inovant

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